Office Manager/Executive Assistant - Società finanziaria
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Office Manager/Executive Assistant - Società finanziaria
Office Manager/Executive Assistant - Società finanziaria
Per un prestigioso fondo d'investimento siamo alla ricerca di una figura di Office Manager (80%) - Executive/Personal Assistant (20%) per l'ufficio di Milano centro.
Si offre contratto a tempo indeterminato con il seguente pacchetto retributivo: Ral fino a 65 K + bonus.
Smartworking previsto in casi eccezionali.
Il profilo ideale è una persona con solida esperienza nel ruolo e conoscenza fluente della lingua inglese.
La provenienza da contesti finanziari sarà considerato un plus in fase di selezione.
Responsabilità principali:
Gestione dell'ufficio:
- Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e ben organizzato.
- Gestire la manutenzione dell'ufficio, le forniture e le attrezzature.
- Coordinare i servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione.
- Gestire la posta, le telefonate e le comunicazioni in entrata e in uscita.
Supporto amministrativo:
- Fornire supporto amministrativo al team finanziario, inclusa la gestione di documenti, archiviazione e organizzazione di riunioni.
- Preparare e modificare documenti, presentazioni e report.
- Gestire l'agenda del Managing Director e organizzare viaggi e appuntamenti.
- Gestione dei rapporti con fornitori esterni.
- Supportare il CEO in aspetti organizzativi personali/familiari.
Gestione finanziaria di base:
- Gestire le spese dell'ufficio e i budget.
- Elaborare e registrare fatture e pagamenti.
- Monitorare i conti bancari e le transazioni finanziarie.
- Collaborare con il team finanziario per la preparazione di report finanziari di base.
- Supportare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
- Gestire le presenze e le assenze dei dipendenti.
- Coordinare la formazione e lo sviluppo del personale.
- Gestire le comunicazioni interne e organizzare eventi aziendali.
Conformità e procedure:
- Assicurarsi che l'ufficio rispetti tutte le normative e le procedure aziendali.
- Mantenere la riservatezza delle informazioni finanziarie e aziendali.
- Implementare e migliorare le procedure amministrative.
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