Senior Ceo's Executive Assistant - Scale UP

Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant con conoscenza fluente della lingua inglese, altamente organizzato/a, proattivo/a, discreto/a e con eccellenti doti comunicative per supportare il CEO di una scale up con sede a Milano comodamente raggiungibile con i mezzi.

Si offre contratto a tempo indeterminato con budget fino a 60K (total package da riparametrare in basse all'esperienza pregressa) + ticket restaurant. Smartworking previsto in casi eccezionali.

Posizione:

La figura selezionata agirà come un partner di fiducia, gestendo un agenda complessa, coordinando viaggi e riunioni e garantendo l’efficienza delle operazioni quotidiane. Avrà inoltre un ruolo attivo nel supportare il CEO nella gestione della relazione interna tra le varie business unit e country.

Il candidato ideale possiede un’eccezionale attenzione ai dettagli, spiccate capacità comunicative e la capacità di anticipare esigenze e priorità in un ambiente frenetico e dinamico.

Responsabilità Principali

• Gestione Agenda: Gestire il calendario della Leadership, programmando riunioni, appuntamenti ed eventi in diversi fusi orari; verificare proattivamente la correttezza dei partecipanti in anticipo e riconsiderare le presenze cinque minuti prima di ogni incontro per garantire il rispetto dei tempi previsti.
• Gestione Richieste: Partecipare alla finestra temporale quotidiana dedicata all'agenda per raccogliere tutte le informazioni necessarie alla pianificazione delle riunioni.
• Valutazione Priorità: Valutare urgenze e priorità e, in via eccezionale, inserire nuove voci nell'agenda quotidiana secondo necessità.
• Punto di Contatto: Fungere da referente principale tra l'Executive e gli stakeholder interni ed esterni.
• Corrispondenza: Gestire comunicazioni, email e chiamate con discrezione, professionalità e massima riservatezza.
• Supporto Operativo: Organizzare e preparare materiali per riunioni, presentazioni e report.
• Logistica Viaggi: Coordinare trasferte nazionali e internazionali, inclusi itinerari, alloggi e logistica.
• Amministrazione: Gestire note spese, fatture e monitoraggio del budget relativo alle attività della Leadership.
• Project Management: Supportare la preparazione e il follow-up di progetti chiave, assicurando il rispetto di scadenze e priorità.
• Integrità: Trattare le informazioni riservate con il massimo livello di integrità e sensibilità.
• Attività Ad Hoc: Assistere in compiti amministrativi e personali secondo necessità.

Requisiti:

Qualifiche e Competenze

• Esperienza: Comprovata esperienza (oltre 5 anni) come Executive Assistant, Personal Assistant o ruoli simili a supporto di figure senior. La provenienza o l'aver lavorato in un contesto di start up, scale up o in organizzazioni che hanno subito una rapida crescita rappresenterà un plus in fase di selezioni.
• Organizzazione: Eccellenti doti organizzative e di gestione del tempo, con capacità di multitasking e prioritizzazione efficace.
• Comunicazione: Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale in italiano ed inglese.
• Competenze Tecniche: Padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e degli strumenti di collaborazione (Teams, Slack, Zoom, Google Meet).
• Attitudine: Elevato livello di discrezione, professionalità e affidabilità.
• Problem Solving: Atteggiamento proattivo e capacità di lavorare in autonomia.
• Flessibilità: Adattabilità ai cambiamenti di priorità.

Altre informazioni:

L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.0000155 del 31/12/2021.