Front of the House Assistant

Overview

Yugo è il nome di fiducia per gli alloggi studenteschi a livello globale. Ogni giorno mettiamo in contatto i giovani con nuove opportunità e gli studenti con spazi straordinari.

Qui in Yugo ci piace fare le cose in modo diverso: tutto ruota attorno alle persone, al pianeta e alla passione.

Attualmente siamo alla ricerca di un/una Front of House Assistant (Servizio e Vendite) da inserire nel nostro fantastico team. È un ruolo importante! I nostri Front of the House Assistants sono i membri amministrativi chiave del team, che garantiscono la migliore esperienza possibile per i nostri studenti, supportandoli a vivere al meglio la propria vita e promuovendo al contempo un elevato coinvolgimento degli studenti e un servizio clienti impeccabile nei nostri spazi.

Responsibilities

Farai parte del team di Florentia Living, residenza per studenti situata a Firenze.

Cosa farai?

• Esperienza degli studenti
• Accoglienza ed interazione con studenti e visitatori
• Supporto ai nostri studenti attraverso informative su eventi, fruizione degli spazi, tenendo a mente le regole stabilite dal Residence Manager.
• Organizzazione di un calendario annuale e promozione mensile di eventi in linea con il programma Live Your Best Life (LYBL) per garantire che i nostri studenti vivano al meglio il loro soggiorno presso le nostre strutture.
• Gestione delle comunicazioni
  • Gestione di tutte le comunicazioni interne con gli studenti, scritte o verbali
  • Redazione di comunicazioni, avvisi ed ogni altro documento scritto si renda necessario per le procedure giornaliere del PBSA.
  • Monitoraggio e promozione dell'interazione sulle nostre piattaforme di social media attraverso la pubblicazione di contenuti, aggiornamenti, filmati ed iniziative sui canali di comunicazione utilizzati da YUGO.
• Svolgimento di mansioni amministrative generali di base:
  • Accoglienza ai visitatori fornendo le opportune indicazioni; gestione e smistamento delle chiamate; gestione ed eventuale smistamento di e-mail o qualsivoglia altro mezzo di comunicazione utilizzato da Yugo, ricezione e smistamento di pacchi per i residenti, supporto amministrativo e di segreteria, mantenimento degli standard di funzionalità della reception.
• Gestione degli spazi
  • Gestione del ciclo delle prenotazioni e della permanenza dei residenti: offerta, follow up, conferma, inserimento e gestione dei bookings attraverso i canali ufficiali e terzi (es: portali ed agenti), assegnazione degli studios, gestione check-in e check-out, partenze anticipate, no-show, addebiti e multe.
  • Redazione ed aggiornamento della documentazione preventiva e d’uopo ad arrivi e partenze.
  • Controllo delle camere nelle fasi precedenti al ciclo di arrivi e partenze, e verifiche a campione durante i cicli di soggiorno secondo le indicazioni del Residence Manager.
  • Aggiornamento di kit di benvenuto ed ogni eventuale altro item.
  • Giro e verifica degli spazi comuni della struttura: laundry, cinema, aree studio, locale rifiuti, ogni altra zona ricreativa o fruibile dagli studenti compresi gli alloggi e le aree esterne secondo le peculiarità dello Studentato di competenza quali – a titolo esemplificativo e non esaustivo–: vani scale, ascensori, parcheggi, piscina, spazi verdi, ecc.
  • Verifica di forniture per l’ufficio, cancelleria e contenuto della cassetta del pronto soccorso attraverso un inventario aggiornato delle attrezzature e delle risorse per ufficio d’uopo alle mansioni giornaliere.
  • Creazione ad aggiornamento: File passaggio di consegne di turno, File manutenzioni giornaliere, File arrivi e partenze ed ogni altro file venga ritenuto necessario per l’attività giornaliera dello studentato.
  • Supporto al Residence Manager e all’Assistant Residence Manager nel mantenimento dello stato e della sicurezza dell’edificio, compresa la registrazione, la pianificazione e l’eventuale programmazione delle attività di manutenzione.
  • Coordinamento con i fornitori in loco: manutenzione, pulizie e concierge ed ogni altro fornitore si renda necessario al corretto funzionamento delle attività della struttura.
• Supporto al ciclo delle vendite
  • Preparazione di template per offerte, follow up ed eventuali presentazioni in ppt;
  • Gestione di eventuali walk‑in
  • Verifica del tasso di conversione dei leads e delle richieste attraverso un follow‑up tempestivo e proattivo alle richieste.
  • Supporto alla verifica dei pagamenti di depositi, rent ed ulteriori addebiti
  • Supporto nella gestione del recupero crediti e dei piani di pagamento degli studenti.

Qualifications

• Orientamento al cliente: Capacità di garantire ai clienti la migliore esperienza possibile e sicurezza nell'affrontare una vasta gamma di esigenze e problematiche di supporto.
• Competenze interpersonali: Ottime capacità comunicative. La fluente conoscenza scritta e parlata della lingua inglese è necessaria ed ogni altra lingua verrà valutata come un plus.
• Proattività e organizzazione: Propensione all'azione, anticipazione delle esigenze dei clienti, supporto al team Yugo e ad eventuali fornitori esterni.
• Competenze amministrative: Ottima conoscenza dell'informatica e dei programmi Microsoft Outlook, Excel, Word e PowerPoint, oltre a tutti i programmi di gestione presenti in azienda; ogni altro sistema di gestione è considerato un plus.

RAL prevista: EUR €22,121.00/Yr.

Contratto di lavoro: Tempo pieno, Indeterminato