Impiegato/A Amministrativo-Contabile & Customer Care Turistico

Club Magellano è un Tour Operator italiano specializzato nell'organizzazione di viaggi, tour, eventi e servizi turistici, attivo dal 2006 e con oltre 30.000 clienti all'anno, con sede a Tavazzano con Villavesco (LO).

Per il potenziamento del nostro team cerchiamo una figura con solide competenze amministrative e contabili , già in grado di gestire in autonomia la contabilità aziendale, che desideri però ricoprire un ruolo più dinamico e trasversale rispetto a quello tradizionalmente svolto all'interno di uno studio commercialista o di un ufficio esclusivamente amministrativo.

La particolarità della posizione è proprio questa: non cerchiamo una persona che trascorra l'intera giornata facendo contabilità .

La risorsa si occuperà della gestione amministrativa e contabile di un'unica società, Club Magellano , dedicando il resto della propria attività al customer care e all'organizzazione operativa dei viaggi , entrando concretamente nel mondo del turismo.

Cerchiamo quindi una persona che voglia mettere a frutto le competenze contabili già acquisite, ma che allo stesso tempo desideri un lavoro più vario, fatto anche di clienti, viaggi, fornitori, organizzazione e problem solving.

IL RUOLO

La figura avrà una doppia area di responsabilità :

1. Amministrazione e contabilità

Gestione autonoma delle principali attività amministrative e contabili dell'azienda, con particolare attenzione alle specificità fiscali e operative proprie di un Tour Operator.

2. Customer care e operations turistiche

Supporto ai clienti prima e dopo la prenotazione, gestione telefonica ed e-mail delle richieste e collaborazione con il team nell'organizzazione operativa dei viaggi.

L'obiettivo è inserire una persona che rappresenti un vero e proprio punto di raccordo tra amministrazione, clienti e attività turistica .

AREA AMMINISTRATIVA E CONTABILE

La risorsa dovrà possedere competenze sufficienti per lavorare con un elevato grado di autonomia nelle seguenti attività:

Contabilità generale

• tenuta della contabilità generale e prima nota;
• registrazione e controllo delle fatture attive e passive;
• registrazione di incassi e pagamenti;
• riconciliazioni bancarie;
• verifica della corretta imputazione dei movimenti;
• controllo periodico delle posizioni contabili.

Ciclo attivo e passivo

• fatturazione attiva e controllo delle fatture passive;
• gestione dello scadenzario clienti e fornitori;
• monitoraggio dei crediti e verifica dei pagamenti;
• gestione degli eventuali solleciti;
• controllo delle scadenze amministrative.

Adempimenti IVA

Gestione degli adempimenti IVA periodici e predisposizione della documentazione necessaria, in coordinamento con il consulente fiscale/commercialista dell'azienda.

Costituirà requisito particolarmente importante la conoscenza del regime speciale IVA delle agenzie di viaggio e dei

Costituirà requisito particolarmente importante la conoscenza del regime speciale IVA delle agenzie di viaggio e dei Tour Operator previsto dall'art. 74-ter del DPR 633/72.

Saranno valutate positivamente competenze relative a:

• fatturazione nel regime speciale delle agenzie di viaggio;
• determinazione e calcolo del margine;
• conoscenza delle principali deroghe;
• territorialità IVA applicata ai servizi turistici;
• distinzione tra operazioni soggette ai diversi trattamenti fiscali previsti per il settore.

Cassa, banche e pagamenti

• registrazione e verifica degli incassi e pagamenti;
• riconciliazione tra cassa, POS, gestionale ed estratti conto;
• utilizzo dell'home banking e gestione dei conti correnti aziendali;
• predisposizione di bonifici e pagamenti multipli ai fornitori;
• gestione RIBA, RID e altri strumenti di pagamento;
• predisposizione e gestione degli F24 telematici;
• monitoraggio delle disponibilità liquide e delle scadenze;
• gestione operativa dei pagamenti degli stipendi;
• verifica e riconciliazione degli incassi tramite POS e carte di credito.

Ritenute d'acconto

Gestione amministrativa delle ritenute d'acconto relative a guide, accompagnatori, collaboratori, agenti, professionisti e altri soggetti interessati.

Rapporti amministrativi con fornitori turistici

Collaborazione nella gestione amministrativa e documentale dei rapporti con hotel, strutture ricettive, vettori, guide, accompagnatori e altri fornitori di servizi turistici.

La figura potrà inoltre occuparsi della gestione e del controllo di allotment, voucher, contratti, documentazione fornitori, servizi acquistati e attività amministrative relative alla biglietteria ferroviaria.

Sarà inoltre responsabile della corretta organizzazione della documentazione amministrativa di propria competenza, sia cartacea sia digitale.

AREA CUSTOMER CARE TURISTICO

Terminata la parte amministrativa necessaria alla corretta gestione della società, la risorsa sarà pienamente integrata nelle attività quotidiane del Tour Operator.

Non si tratta quindi di una posizione esclusivamente contabile.

La persona entrerà in contatto diretto con i clienti Club Magellano e collaborerà con il team nella gestione delle prenotazioni e dei viaggi.

Tra le attività previste:

• risposta alle telefonate e alle e-mail dei clienti;
• assistenza informativa sui viaggi e sui servizi offerti;
• supporto nella fase di prenotazione;
• assistenza relativa a pagamenti, saldi e documentazione;
• gestione di modifiche e richieste successive alla prenotazione;
• supporto pre-partenza;
• comunicazioni operative con i partecipanti;
• collaborazione nella risoluzione di eventuali problematiche.

Cerchiamo quindi una persona che, pur provenendo dal mondo amministrativo, sia a proprio agio nel parlare con i clienti e abbia una naturale predisposizione al rapporto con il pubblico .

ORGANIZZAZIONE DEI VIAGGI E OPERATIONS

La risorsa verrà progressivamente coinvolta anche nell'organizzazione operativa dei viaggi Club Magellano.

A seconda delle necessità e dell'esperienza maturata, potrà collaborare a:

• gestione delle prenotazioni e verifica dei partecipanti;
• predisposizione e controllo delle rooming list;
• rapporti operativi con hotel e fornitori;
• predisposizione dei voucher;
• verifica dei servizi prenotati;
• gestione della documentazione di viaggio;
• controllo delle scadenze;
• supporto nella gestione dei gruppi;
• coordinamento delle informazioni ai partecipanti;
• gestione delle modifiche operative;
• verifica della corretta esecuzione dei servizi acquistati.

La figura potrà inoltre essere coinvolta negli adempimenti previsti dal Codice del Turismo e negli obblighi informativi relativi ai pacchetti turistici , qualora tali attività non siano attribuite ad altra funzione interna.

CHI STIAMO CERCANDO

Questa posizione è pensata principalmente per una persona che abbia già maturato una reale esperienza amministrativo-contabile .

Non cerchiamo quindi una figura alla prima esperienza da formare sulle basi della contabilità: la persona deve essere in grado di prendere in carico le attività amministrative ordinarie dell'azienda con autonomia, precisione e responsabilità.

Il profilo ideale potrebbe provenire da:

• studio commercialista;