Office Manager

Responsabile dell'ufficio, Milano

Mercury è leader europeo nelle soluzioni per l'edilizia.

Office Manager, Milan, Italy

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities Of The Role

• Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
• Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of the meetings and distribute minutes to all relevant parties.
• Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.
• Co-ordinate, manage and order all office supplies including canteen food requirements.
• Manages holiday rotas for all senior staff on site.
• Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.
• Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.
• Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.
• To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office
• To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency.
• Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.
• Communicate to IT if replacements required & manage the tracking of IT equipment through the Asset Panda portal.
• Manage all office related service agreements.
• To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation.
• Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
• All other duties associated with this role.

Essential Criteria For The Role

• Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years.
• Qualification in Business, Level 5 or higher
• Experience working in a busy construction environment.
• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
• Excellent working knowledge of SAP
• Experience in processing high volume employee time management system
• The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner.
• Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner.
• The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team.
• The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team.
• Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision.
• Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management.
• Ability to work in a fast-paced environment.

Mercury is an equal opportunities employer

Responsabile dell'ufficio, Milano

Mercury è leader europeo nelle soluzioni per l'edilizia.

Progettiamo e gestiamo complessi progetti di ingegneria e costruzione per le aziende leader a livello mondiale. Le nostre soluzioni contribuiscono a fornire tecnologie e innovazioni rivoluzionarie che connettono persone, comunità e imprese, dando loro il potere di realizzare cose straordinarie. La nostra gente ha il coraggio di essere innovativa. La loro determinazione e la loro grande concentrazione ci permettono di ottenere risultati con certezza, ogni volta.

Realizziamo le visioni dei nostri clienti attraverso soluzioni di costruzione all’avanguardia in molteplici settori, tra cui: data center aziendali, tecnologie avanzate e scienze della vita, data center hyperscale e protezione antincendio.

In Mercury, è nostro dovere incoraggiare e supportare i nostri collaboratori affinché realizzino la loro visione di sé stessi. Li mettiamo al centro di tutto ciò che facciamo, offrendo loro opportunità stimolanti per crescere all'interno di un team affiatato e in un ambiente di supporto che permetta loro di esprimere appieno il proprio potenziale.

Principali Responsabilità Del Ruolo

• Responsabile della gestione delle esigenze del personale in termini di viaggi e alloggio.
• Partecipa alle riunioni su richiesta del team di alta direzione, documenta i verbali di organizzare le riunioni e distribuire i verbali a tutte le parti interessate.
• Garantisce che tutti i dipendenti dispongano di un ambiente adeguato per svolgere le proprie mansioni.
• Coordinare, gestire e ordinare tutte le forniture per l'ufficio, compresi i prodotti alimentari per la mensa.
• Gestisce i turni di ferie per tutto il personale senior presente in sede.
• Gestire il buon funzionamento del team di amministrazione, buste paga e gestione del tempo, che riporterà direttamente a te.
• Assiste la direzione dell'unità aziendale in attività commerciali/sensibili all'interno dell'azienda.
• Organizza e gestisce i dati in fogli di calcolo; genera report; organizza la documentazione e svolge altre mansioni amministrative correlate, se necessario.
• Per gestire tutti i sistemi, le procedure e le strutture dell'ufficio per garantire l'efficienza e buon funzionamento dell'ufficio
• Per ricercare continuamente le migliori pratiche e i modi di lavorare più efficienti per migliorare Efficienza in ufficio e nell'attività aziendale in generale.
• Collaborare con il reparto IT per garantire che tutte le forniture e l'hardware IT necessari al progetto vengano ordinati in tempo.
• Comunicare al reparto IT la necessità di sostituzioni e gestire il monitoraggio delle apparecchiature IT tramite il portale Asset Panda.
• Gestire tutti i contratti di servizio relativi all'ufficio.
• Fornire servizi di segreteria professionali al team dirigenziale senior, in particolare presso i clienti. Corrispondenza e proposte, preparazione di presentazioni.
• Collaborare con le Risorse Umane per mantenere le politiche aziendali in vigore, ove necessario.
• Tutti gli altri compiti associati a questo ruolo.

Requisiti Essenziali Per Il Ruolo

• Comprovata esperienza di oltre 5 anni come assistente amministrativa a supporto del management senior in un ambiente d'ufficio dinamico.
• Qualifica in ambito commerciale, livello 5 o superiore
• Esperienza lavorativa in un ambiente di costruzione dinamico.
• Ottima conoscenza pratica della suite Microsoft Office: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
• Ottima conoscenza pratica di SAP
• Esperienza nella gestione di grandi volumi di dati relativi ai sistemi di rilevazione delle presenze dei dipendenti.
• La capacità di gestire informazioni riservate in modo professionale e affidabile.
• Ottime capacità organizzative, abilità nel gestire più attività contemporaneamente e dedizione al completamento dei progetti nei tempi previsti.
• La sicurezza necessaria per rispondere in modo efficace e professionale a tutte le richieste del team dirigenziale.
• Capacità di lavorare in autonomia e di essere parte integrante di un team dinamico.
• Capacità di gestire efficacemente il tempo, stabilire le priorità e rispettare le scadenze con poca supervisione.
• Capacità di prendere l'iniziativa, esercitare un buon giudizio e partecipare alla gestione del cambiamento.
• Capacità di lavorare in un ambiente dinamico e dai ritmi serrati.

Mercury è un datore di lavoro che offre pari opportunità.