Executive Office Manager (m/w/d)

Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.

Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

• Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
• Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
• Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane

Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen

• Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
• Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
• Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente
• Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
• Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
• Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
• Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation
• Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
• Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen
• Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & Marketing
• Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen
• Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen
• Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Was das Unternehmen bietet

• Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung
• Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten
• Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld
• Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen
• Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario
• Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert