Front Office & Operations Manager

Vuoi avere un ruolo centrale nella crescita della sede di Milano di un brand che sta ridefinendo il concetto di longevità in Italia?

GS LOFT ha innovato il mondo della longevità e del coaching ad alte performance grazie al Metodo Spazzini: scienza, performance, tecnologia ed esperienza premium in un unico ecosistema.

Dal 2019 cresciamo con logiche da startup: dinamismo, attenzione ai numeri, voglia di costruire. Oggi siamo un team di circa 35–40 persone tra dipendenti e collaboratori, in piena fase di sviluppo, con la crescita della sede di Milano e nuovi progetti in arrivo.

Per la nostra sede di Milano, in Via Ceresio 7, cerchiamo un/una Front Office & Operations Manager che coordini il Front Office e presidi l'operatività quotidiana della location, garantendo un'esperienza Cliente premium e un'organizzazione fluida per professionisti e team.

Il tuo obiettivo

• Non cerchiamo semplicemente qualcuno che coordini una reception, ma una persona capace di presidiare il funzionamento complessivo della sede.
• Clienti accolti e seguiti con attenzione, professionisti messi nelle condizioni di lavorare al meglio, agende e informazioni sotto controllo, procedure applicate, ambienti curati e criticità operative gestite con autonomia.
• Milano è una sede in crescita: cerchiamo una persona che abbia voglia di contribuire a costruire un'organizzazione solida, precisa e capace di funzionare bene ogni giorno, mantenendo elevati sia gli standard dell'esperienza Cliente sia quelli dell'operatività interna. coerenti con il posizionamento premium del Brand.

Mentalità che cerchiamo

Abbiamo un metodo, procedure, standard e un modello già costruito. Cerchiamo una persona capace di trasformarli ogni giorno in un'operatività solida e coerente con il livello di servizio GS LOFT.Per noi significa:

• Ownership: se vedi qualcosa che non funziona, te ne occupi.
• Prevenzione: controllare prima è meglio che gestire un problema dopo.
• Pragmatismo: non basta segnalare una criticità, bisogna contribuire a risolverla e chiuderla.
• Buon senso e autonomia: sapere cosa gestire direttamente e quando è necessario un confronto.
• Attenzione ai dettagli: precisione operativa e cura del Cliente devono convivere.
• Coerenza con il mondo GS LOFT: interesse autentico per salute, benessere, performance e stile di vita sano.

Di cosa ti occuperai

Sarai il principale riferimento operativo della sede di Milano e avrai la responsabilità di garantire che esperienza Cliente, Front Office, professionisti, agende, processi e attività quotidiane funzionino in modo fluido, preciso e coerente con gli standard GS LOFT.

Per GS LOFT un'esperienza premium significa unire professionalità, calore, attenzione autentica e cura dei dettagli, supportate da un'organizzazione solida dietro le quinte.

Ti occuperai di:

• garantire standard di accoglienza e assistenza coerenti con il posizionamento GS LOFT, facendo sì che ogni Cliente si senta seguito, ascoltato e riconosciuto lungo il proprio percorso;
• conoscere progressivamente il percorso dei Clienti, anticiparne quando possibile le esigenze e assicurare comunicazioni e follow-up precisi;
• gestire direttamente reclami, criticità e situazioni delicate, con particolare attenzione anche all'accoglienza e al coordinamento dei Clienti VIP;
• organizzare attività, priorità e coperture del team Front Office, assegnando responsabilità chiare, verificando la qualità dell'esecuzione e supportandone la crescita nel tempo;
• supervisionare agende, appuntamenti, consulenze e utilizzo degli spazi, intervenendo su variazioni, ritardi, priorità e imprevisti della giornata;
• essere il riferimento operativo dei professionisti e garantire una comunicazione chiara e tempestiva tra Front Office, professionisti, Direzione e altre funzioni aziendali;
• garantire continuità nel percorso Cliente, assicurandoti che le informazioni rilevanti vengano raccolte, tracciate e trasferite tempestivamente alla persona corretta;
• contribuire all'inserimento operativo di nuove risorse e professionisti, assicurando il corretto onboarding su procedure, strumenti, organizzazione della sede e standard GS LOFT;
• presidiare le principali attività di Front e Back Office, tra cui anagrafiche Cliente, documentazione, preventivi, cassa, fatturazione, comunicazioni operative e attività connesse a prodotti, materiali o spedizioni;
• garantire che dati, attività, appuntamenti e follow-up siano correttamente registrati e tracciati su CRM e gestionali, assicurando ordine, completezza e qualità delle informazioni;
• far applicare correttamente procedure, standard, listini e condizioni aziendali, contribuendo anche al miglioramento dei processi della nuova sede;
• conoscere approfonditamente servizi, percorsi e prodotti GS LOFT e assicurarti che anche il team Front Office sappia comunicarli in maniera chiara e coerente;
• supportare il lavoro commerciale dei professionisti, intercettando esigenze e opportunità emerse nella relazione con i Clienti, trasferendole alle figure dedicate, supportando preventivi e attività operative successive alle proposte e garantendone la corretta tracciabilità sul CRM;
• monitorare i principali KPI operativi e di Front Office, predisponendo una reportistica periodica sintetica per la Direzione e mettendo in evidenza criticità, trend e aree di miglioramento;
• partecipare agli incontri settimanali e mensili di allineamento con la Direzione e la sede di Desenzano, condividendo andamento, priorità e criticità;
• presidiare concretamente la location, assicurando ordine e decoro degli ambienti, disponibilità di materiali e forniture, manutenzioni e coordinamento dei fornitori.

Il tuo ruolo sarà garantire che l'operatività funzioni davvero, coordinando persone, priorità e attività e assicurandoti che ogni criticità venga presa in carico e portata a soluzione.

Chi sei

• Sei una persona presente, concreta e affidabile, capace di avere attenzione per le persone senza perdere di vista organizzazione, priorità e dettagli.
• Ti accorgi di ciò che succede intorno a te, sai mantenere lucidità quando Clienti, professionisti, agende e imprevisti richiedono attenzione contemporaneamente e non hai bisogno che qualcuno ti assegni ogni singola attività.
• Hai autorevolezza senza rigidità, sai relazionarti con persone diverse con educazione, fermezza e buon senso.
• Ti piace costruire, migliorare e prenderti responsabilità reali

Requisiti

• Almeno 3 anni di esperienza in ruoli di Front Office Management, Customer Experience, Clinic Manager / Site Operations Manager o coordinamento operativo.
• Esperienza nel coordinamento di persone o piccoli team.
• Capacità di organizzare attività, priorità e agende complesse, coordinando più professionisti, appuntamenti, variazioni e imprevisti.
• Ottima dimestichezza con CRM, gestionali e strumenti digitali
• Ottima autonomia nell'utilizzo di Excel e/o Google Sheets per attività e reportistica operativa.
• Ottima conoscenza della lingua inglese, parlata e scritta

Plus apprezzati

• Esperienza in hospitality premium, luxury, wellness, healthcare, fitness premium o servizi di fascia alta alla persona.
• Conoscenza di HubSpot.
• Dimestichezza con i principali tool AI
• Interesse personale per salute, benessere, nutrizione, fitness o performance.

Non è il ruolo giusto per te se...

• Cerchi un ruolo principalmente esecutivo e preferisci ricevere indicazioni precise su ogni attività.
• Ti interessa soprattutto l'accoglienza, ma non la parte organizzativa e operativa della sede.
• Di fronte a un problema preferisci segnalarlo piuttosto che prenderlo in carico.
• Fai fatica a gestire contemporaneamente più attività.
• Hai bisogno di un contesto completamente stabile e fai fatica ad adattare o migliorare procedure quando necessario.

Come misureremo il successo

Progressivamente prenderai sempre maggiore autonomia nella gestione della sede. A regime ci aspettiamo che:

il Front Office lavori con responsabilità e priorità chiare;

agende, spazi e flussi Cliente siano organizzati in modo efficace;

procedure, strumenti e dati siano correttamente gestiti;

i principali KPI della sede siano monitorati e leggibili;

criticità operative e informazioni Cliente vengano gestite rapidamente e correttamente;

l'esperienza Cliente mantenga standard elevati e professionisti e Front Office lavorino in modo coordinato;

Milano e Desenzano mantengano standard e modalità operative coerenti;

attività di Front e Back Office, cassa, fatturazione, documentazione e gestione della sede siano sotto controllo.

Cosa troverai

• Un ruolo con responsabilità concreta sul funzionamento della sede di Milano.
• La possibilità di contribuire alla costruzione di una nuova sede fin dalle sue prime fasi.
• Un contesto dinamico e in crescita, con spazio reale per portare proposte e miglioramenti.
• Un ambiente orientato a salute, benessere, performance e miglioramento continuo.
• La possibilità di lavorare a contatto con, nutrizionisti, coach e professionisti con competenze differenti.

Retribuzione e benefit

• Sede: Milano, Via Ceresio 7
• Orario: lunedì–venerdì 9.00–18.00 + fino a due sabati al mese (attualmente la sede è operativa un solo sabato al mese)
• Contratto: tempo indeterminato — CCNL Terziario Confcommercio
• RAL: €28.000–€30.000
• Buoni pasto
• Percorso multidisciplinare di benessere seguito dal team Longevity & Performance di GS LOFT
• Inserimento: fine ottobre/inizio novembre 2026
• Formazione iniziale: prevista presso la sede GS LOFT di Desenzano del Garda, con alloggio a carico dell'azienda

Candidatura

Se hai esperienza nel Front Office, ti riconosci nella nostra filosofia legata al benessere e alla cura della persona e vuoi diventare il punto di riferimento per il Front Office e l'operatività di GS LOFT Milano, inviaci la tua candidatura.

La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi nel rispetto dei principi di pari opportunità e non discriminazione. I dati personali saranno trattati esclusivamente per finalità di selezione ai sensi del Regolamento UE 2016/679.