Assistente Top Management e Coordinamento Direzionale
ICS Maugeri SpA Società Benefit
ICS Maugeri SpA SB, realtà sanitaria nazionale leader nella riabilitazione multispecialistica , che occupa oltre 4.000 persone, presente in 7 regioni, guidata da un modello fondato su eccellenza clinica, equità, inclusività ed eguaglianza, ricerca per il proprio Headquarter a Pavia un/una Assistente del Top Management e Coordinamento Direzionale .
Ruolo
La figura selezionata opererà a supporto del Top Management assicurando non solo il presidio operativo e organizzativo delle funzioni, ma anche il coordinamento strutturato dei flussi informativi e il monitoraggio dell’esecuzione delle priorità direzionali.
Il ruolo prevede la gestione evoluta dell’agenda e delle comunicazioni, il coordinamento tra le funzioni aziendali per conto della Presidenza, nonché il monitoraggio dei follow-up derivanti dalle riunioni direzionali, con l’obiettivo di garantire continuità, allineamento organizzativo e rispetto delle scadenze.
La figura contribuirà a strutturare e razionalizzare il flusso delle informazioni verso la Presidenza, facilitando i processi decisionali e riducendo le interferenze operative non prioritarie.
Principali responsabilità
Gestione evoluta dell’agenda e delle priorità
- Pianificazione e governo delle agende secondo criteri di priorità strategica
- Organizzazione di incontri, riunioni e videoconferenze
- Preparazione preventiva dei materiali necessari agli incontri
- Razionalizzazione delle richieste di appuntamento e filtro delle priorità
Coordinamento direzionale e interfunzionale
- Interfaccia strutturata con i manager e le funzioni aziendali
- Coordinamento preliminare delle tematiche trasversali prima dell’escalation alla Presidenza
- Supporto nella preparazione delle riunioni direzionali
Monitoraggio dei follow-up e delle decisioni
- Redazione sintetica dei verbali con indicazione chiara di responsabilità e scadenze
- Tracciamento sistematico delle attività assegnate
- Sollecito operativo dei referenti interni
- Predisposizione di report periodici di avanzamento per la Presidenza
Gestione del flusso comunicativo
- Filtro qualificato delle comunicazioni in ingresso
- Smistamento delle richieste alle funzioni competenti
- Predisposizione di sintesi giornaliere o settimanali delle priorità
- Redazione di comunicazioni istituzionali e documenti ufficiali
Supporto organizzativo e istituzionale
- Organizzazione di viaggi e trasferte nazionali e internazionali
- Supporto nell’organizzazione di eventi e iniziative istituzionali
- Gestione della documentazione riservata e delle firme digitali
- Accoglienza ospiti e attività di rappresentanza
Requisiti e competenze chiave
- Laurea in discipline affini al ruolo
- Esperienza consolidata (preferibilmente 5-10 anni) in ruoli di assistenza di alta direzione in contesti strutturati
- Spiccata capacità di coordinamento organizzativo e gestione delle priorità
- Autorevolezza relazionale e capacità di interfacciarsi con figure manageriali
- Ottima capacità di sintesi e redazione di documenti istituzionali
- Capacità di monitorare processi e scadenze con metodo
- Elevata riservatezza e affidabilità
- Ottima padronanza degli strumenti digitali pacchetto Office 365 e dimestichezza con strumenti digitali innovati a supporto dell’attività al fine di razionalizzare il tempo
- Disponibilità a flessibilità oraria
- Ottima padronanza della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua
Offerta di lavoro pubblicata 29 giorni fa
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