Events & Project Specialist

EVENTS & PROJECT SPECIALIST

Riporta a: Head of Events

Sede: Milano (Unipol Dome)

✨ Contratto: Full Time / Data di inizio : entro luglio 2026

Missione del Ruolo: La risorsa supporterà le attività di coordinamento operativo, project management e relazione con clienti e promoter, contribuendo alla pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi ospitati presso la venue Unipol Dome. Il ruolo prevede un coinvolgimento trasversale nelle diverse fasi operative degli eventi live e corporate, garantendo il corretto allineamento tra stakeholder interni ed esterni.

Responsabilità principali

Client Management & Meeting Coordination

• Pianificazione e coordinamento dei meeting di preparazione agli eventi con clienti e promoter;
• Predisposizione di task list, follow-up e reportistica relativa agli incontri;
• Gestione autonoma di meeting operativi e di allineamento;
• Organizzazione e partecipazione a sopralluoghi e incontri presso la venue.

Coordinamento interno e allineamento operativo

• Pianificazione di meeting verticali e interfunzionali tra i dipartimenti coinvolti negli eventi;
• Supporto al coordinamento operativo delle attività tra le diverse funzioni aziendali;
• Preparazione di documentazione operativa, task list e report di avanzamento.

Event Operations

• Supporto alla gestione operativa degli eventi e delle attività collaterali richieste da clienti e promoter;
• Coordinamento delle attività onsite, inclusi sopralluoghi e verifiche operative;
• Monitoraggio delle esigenze organizzative legate agli eventi live e corporate.

Project Management & Operational Control

• Aggiornamento e gestione degli strumenti di project management (to do list, matrici RACI, Gantt e timeline di progetto);
• Monitoraggio delle tempistiche di delivery e dello stato di avanzamento delle attività;
• Verifica e aggiornamento degli strumenti operativi a supporto degli eventi, incluse checklist, budget e reportistica.

Materiali di presentazione e sviluppo progettuale

• Aggiornamento e ottimizzazione dei materiali di presentazione della venue (schede tecniche, price list e documentazione commerciale);
• Supporto alla redazione della presentazione relativa al progetto “Estate 2027”;
• Collaborazione allo sviluppo di presentazioni dedicate alla revisione di procedure e processi interdipartimentali.

Requisiti

• Minima esperienza nel coordinamento operativo di eventi (plus: concerti, live entertainment o corporate)
• Ottime capacità di project management e gestione delle priorità
• Esperienza nella gestione di meeting, stakeholder e clienti
• Capacità di coordinamento tra team e dipartimenti interfunzionali
• Ottima organizzazione, problem solving e attenzione ai dettagli
• Buona conoscenza di strumenti di reporting, timeline, Gantt e task management
• Ottima conoscenza di PowerPoint ed Excel
• Ottima conoscenza della lingua italiana e inglese