COORDINATORE UFFICIO PROJECT MANAGEMENT - Edilizia

ph3Responsabile dell'ufficio, Milano /h3 pMercury è leader europeo nelle soluzioni per l'edilizia. /p h3Office Manager, Milan, Italy /h3 pMercury is the European leader in construction solutions. /p pWe build and manage complex engineering construction projects for the world’s leading corporations. Our people have the courage to be innovative. p pWe deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection. /p pAt Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. p h3Key Responsibilities Of The Role /h3 ul liResponsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation. /li liAttends meetings at the request of the senior management team, document minutes of the meetings and distribute minutes to all relevant parties. /li liCo-ordinate, manage and order all office supplies including canteen food requirements. /li liManages holiday rotas for all senior staff on site. /li liManage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly. /li liAssists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business. /li liOrganizes and maintains data in spreadsheets; li liTo manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office /li liTo continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. /li liWork with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time. /li liCommunicate to IT if replacements required manage the tracking of IT equipment through the Asset Panda portal. /li liTo provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation. /li liWork in conjunction with HR to maintain office policies as necessary. /li /ul h3Essential Criteria For The Role /h3 ul liProven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years. /li liQualification in Business, Level 5 or higher /li liExperience working in a busy construction environment. /li liExcellent working knowledge of the Microsoft Office suite - Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint /li liExcellent working knowledge of SAP /li liExperience in processing high volume employee time management system /li liThe ability to work with confidential information in a professional trustworthy manner. /li liThe ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team. /li liAbility to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision. /li liAbility to take initiative and exercise good judgment and be part of change management. /li /ul pMercury is an equal opportunities employer /p h3Responsabile dell'ufficio, Milano /h3 pMercury è leader europeo nelle soluzioni per l'edilizia. /p pProgettiamo e gestiamo complessi progetti di ingegneria e costruzione per le aziende leader a livello mondiale. Le nostre soluzioni contribuiscono a fornire tecnologie e innovazioni rivoluzionarie che connettono persone, comunità e imprese, dando loro il potere di realizzare cose straordinarie. La nostra gente ha il coraggio di essere innovativa. La loro determinazione e la loro grande concentrazione ci permettono di ottenere risultati con certezza, ogni volta. /p pRealizziamo le visioni dei nostri clienti attraverso soluzioni di costruzione all’avanguardia in molteplici settori, tra cui: data center aziendali, tecnologie avanzate e scienze della vita, data center hyperscale e protezione antincendio. /Li mettiamo al centro di tutto ciò che facciamo, offrendo loro opportunità stimolanti per crescere all'interno di un team affiatato e in un ambiente di supporto che permetta loro di esprimere appieno il proprio potenziale. /p h3Principali Responsabilità Del Ruolo /h3 ul liResponsabile della gestione delle esigenze del personale in termini di viaggi e alloggio. /li liGarantisce che tutti i dipendenti dispongano di un ambiente adeguato per svolgere le proprie mansioni. /li liCoordinare, gestire e ordinare tutte le forniture per l'ufficio, compresi i prodotti alimentari per la mensa. /li liGestisce i turni di ferie per tutto il personale senior presente in sede. /li liGestire il buon funzionamento del team di amministrazione, buste paga e gestione del tempo, che riporterà direttamente a te. /li liAssiste la direzione dell'unità aziendale in attività commerciali/sensibili all'interno dell'azienda. /li liOrganizza e gestisce i dati in fogli di calcolo; genera report; li liPer gestire tutti i sistemi, le procedure e le strutture dell'ufficio per garantire l'efficienza e buon funzionamento dell'ufficio /li liPer ricercare continuamente le migliori pratiche e i modi di lavorare più efficienti per migliorare Efficienza in ufficio e nell'attività aziendale in generale. /li liCollaborare con il reparto IT per garantire che tutte le forniture e l'hardware IT necessari al progetto vengano ordinati in tempo. /li liComunicare al reparto IT la necessità di sostituzioni e gestire il monitoraggio delle apparecchiature IT tramite il portale Asset Panda. /li liFornire servizi di segreteria professionali al team dirigenziale senior, in particolare presso i clienti. li liCollaborare con le Risorse Umane per mantenere le politiche aziendali in vigore, ove necessario. /li /ul h3Requisiti Essenziali Per Il Ruolo /h3 ul liComprovata esperienza di oltre 5 anni come assistente amministrativa a supporto del management senior in un ambiente d'ufficio dinamico. /li liQualifica in ambito commerciale, livello 5 o superiore /li liEsperienza lavorativa in un ambiente di costruzione dinamico. /li liOttima conoscenza pratica della suite Microsoft Office: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint /li liOttima conoscenza pratica di SAP /li liEsperienza nella gestione di grandi volumi di dati relativi ai sistemi di rilevazione delle presenze dei dipendenti. /li liLa capacità di gestire informazioni riservate in modo professionale e affidabile. /li liLa sicurezza necessaria per rispondere in modo efficace e professionale a tutte le richieste del team dirigenziale. /li liCapacità di lavorare in autonomia e di essere parte integrante di un team dinamico. /li liCapacità di gestire efficacemente il tempo, stabilire le priorità e rispettare le scadenze con poca supervisione. /li liCapacità di prendere l'iniziativa, esercitare un buon giudizio e partecipare alla gestione del cambiamento. /li liCapacità di lavorare in un ambiente dinamico e dai ritmi serrati. /li /ul pMercury è un datore di lavoro che offre pari opportunità. /