Receptionist per studio notarile con lingua inglese

NAM SpA Società di Ricerca e Selezione, filiale di Milano, ricerca per importante Studio Notarile un/una:

RECEPTIONIST

La risorsa sarà inserita presso lo Studio ubicato in Milano zona centro e sarà il primo punto di contatto per clienti, fornitori e visitatori, contribuendo a mantenere un'immagine aziendale accogliente e professionale.

Accoglienza clienti, visitatori e collaboratori esterni

• Gestione delle chiamate in entrata e smistamento delle comunicazioni
• Gestione e smistamento della posta cartacea ed elettronica
• Supporto amministrativo di base (archiviazione documenti, scansioni, inserimento dati)
• Coordinamento tra gli uffici per appuntamenti, riunioni e logistica
• Cura dell’ordine e della presentazione dell’area reception

Diploma di scuola superiore

• Esperienza pregressa in ruoli di front office o segreteria, preferibilmente presso studi legali e/o notarili
• Buona conoscenza del pacchetto Office (Word, Excel, Outlook)
• Conoscenza base della lingua inglese (gradita ma non essenziale)

Offriamo iniziale contratto a termine finalizzato alla stabilizzazione, al quinto livello del CCNL Commercio.

Con oltre 20 anni di esperienza nel settore delle risorse umane, i professionisti Nam sono accomunati da una stessa vision che si traduce in un modello operativo vincente, dove candidati, aziende e lavoratori “Cambiano le regole del gioco”: poche, semplici, ma imprescindibili, nell’interesse e nel rispetto di tutti i partecipanti. Il ruolo di Receptionist per Studio Notarile è cruciale per garantire un funzionamento fluido e professionale dell'ufficio. La giornata tipica inizia con l'apertura dell'ufficio, accogliendo i clienti con un sorriso e assistendoli con le loro esigenze. La receptionist gestisce le telefonate in entrata, smistando le chiamate ai notai o ad altri membri del team, e risponde alle email con prontezza e cortesia. Le responsabilità principali includono la gestione dell'agenda del notaio, coordinando appuntamenti e incontri con clienti e colleghi. La receptionist è spesso il primo punto di contatto per i clienti, quindi è essenziale mantenere un atteggiamento professionale e disponibile. Durante la giornata, la receptionist può partecipare a riunioni di team per discutere delle priorità settimanali e delle strategie per migliorare l'efficienza operativa.

Un esempio di problem-solving potrebbe essere la gestione di un cliente insoddisfatto, dove la receptionist deve ascoltare attentamente, comprendere il problema e trovare una soluzione adeguata, magari coinvolgendo il notaio o un altro membro del team. Gli strumenti principali utilizzati includono software di gestione delle pratiche notarili, piattaforme di comunicazione interna e sistemi di gestione delle email. Le sfide comuni includono la gestione di un elevato volume di chiamate e richieste, che richiede eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo. Tuttavia, questo ruolo offre anche opportunità di crescita, come lo sviluppo di competenze interpersonali e una comprensione più profonda delle pratiche notarili, che possono portare a ruoli più avanzati all'interno dello studio.