Sekretärin / Front-Office-Mitarbeiterin - Teilzeit Nachmittag (w/m/d)

Wir bauen eine grünere Welt – mit Holz. Mit mehr als 600 MitarbeiterInnen in Italien, Deutschland, Österreich und Frankreich setzen wir neue Maßstäbe im weltweiten Ingenieurholzbau. Wir wollen Entwicklungen maßgeblich beeinflussen und mit unseren Leistungen Menschen für den Baustoff Holz begeistern. Als Teil der familiengeführten Rubner Gruppe sehen wir unsere Verantwortung in der Erhaltung einer lebenswerten Umwelt.

Deine Aufgaben

• Betreuung der Telefonzentrale und der institutionellen E-Mail-Adresse sowie Weiterleitung der Kommunikation an die zuständigen internen Ansprechpartner.
• Empfang und Betreuung von Kunden und Lieferanten an der Rezeption, mit professionellem Auftreten und zuvorkommendem Service.
• Verwaltung der PEC-Post sowie der ein- und ausgehenden Briefpost.
• Unterstützung bei der Abwicklung der Pflichten gegenüber der Cassa Edile und der damit verbundenen administrativen Dokumentation.
• Vorbereitung und Weiterleitung von Dokumenten zur Unterschrift der Geschäftsleitung.
• Direkte Assistenz des CEO bei organisatorischen Sekretariatsaufgaben: Terminplanung, Kommunikation, logistische Koordination.
• Verwaltung von Hotel- und Reisebuchungen für Mitarbeitende und Unternehmensgäste.
• Vorbereitung und Betreuung des Barservices für Kunden und Lieferanten.
• Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsmaterialien.
• Operative Unterstützung der Personalabteilung und der Verwaltung bei wiederkehrenden Aufgaben.

Dein Profil

• Abschluss einer weiterführenden Schule, vorzugsweise mit verwaltungstechnischer, sprachlicher oder touristisch-gastronomischer Ausrichtung.
• Erste Erfahrung in Sekretariats-, Empfangs- oder Front-Office-Tätigkeiten, auch kurze Berufserfahrung willkommen.
• Gute Kenntnisse der deutschen und italienischen Sprache; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit den gängigen IT-Tools (MS Office, E-Mail).
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, Diskretion und Serviceorientierung.
• Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert und selbstständig zu bewältigen.

Unser Angebot

• Einen Einstieg in ein dynamisches, multikulturelles und mehrsprachiges Umfeld innerhalb eines weltweit führenden Unternehmens im Holzbau.
• Ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm für einen reibungslosen Start im Unternehmen.
• Ein Teilzeitvertrag für den Nachmittagsdienst und eine Einstufung in die Stufe AE4 des Tarifvertrags für die Holz- und Industriebranche.
• Die Stabilität einer Südtiroler Unternehmensgruppe mit langer Tradition, geführt von einem kompetenten Management, das hochwertige Produkte und eine nachhaltige Zukunftsvision bietet.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.