Travel & Hospitality Coordinator

Vibram S.p.A., è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design.

Oltre all’Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttive, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile.

Posizione:

La posizione è inserita nella funzione di Brand Identity & Corporate Experience e ha i seguenti obiettivi

• Ottimizzazione della gestione di tutti i viaggi di lavoro, dell’hospitality e gestione flotta aziendale in pool
• Organizzazione degli aspetti logistici di eventi corporate e del Global Exchange Program

La sua mission è quella di garantire il benessere dei dipendenti viaggiatori, sia durante i viaggi di lavoro, che durante gli eventi corporate, assicurando il rispetto della travel policy interna.

Dovrà gestire tutti gli aspetti relativi ai viaggi dei dipendenti e all’hospitality, garantendo esperienze di viaggi efficienti in termini di qualità-prezzo, per i dipendenti di tutte le sedi Vibram nel mondo.

Sede di lavoro: Albizzate (VA)

Job

Organizzazione dei viaggi di lavoro, hospitality e auto aziendali in pool

• Gestire dell’intero processo organizzativo di prenotazioni (biglietteria aerea, treni, strutture alberghiere, noleggio auto in loco, emissione documenti di viaggio ecc...) valutando e scegliendo le soluzioni migliori in base alle esigenze di ogni funzione aziendale e alle policy interne
• Gestire cambi di prenotazione, avendo cura di assicurare sempre le policy interne
• Supervisionare i documenti di viaggio necessari e, eventualmente, fornire supporto ai viaggiatori in caso di emergenza
• Scouting di nuovi fornitori, ai fini di stipulare nuovi accordi e convenzioni nelle locations dove Vibram è presente, così da ottenere vantaggi nel rapporto qualità/prezzo
• Fornire assistenza ai dipendenti in trasferta, assicurandosi che gli stessi siano a conoscenza delle linee guida in materia di salute e sicurezza e, in caso di problematiche, porsi come intermediario tra le parti al fine di salvaguardare il benessere dei dipendenti e dell’azienda
• Supporto ai dipendenti per la gestione burocratico-amministrative dei visti di viaggio
• Contribuire all’aggiornamento della travel policy interna e assicurarsi che venga rispettata dai dipendenti viaggiatori
• Raccogliere periodicamente i feedback dei viaggiatori, così da adottare un approccio strutturato volto a migliorare il processo di travel management
• Creare reportistica periodica sui viaggi aziendali, al fine di analizzare statistiche utili per la redazione di un budget plan, per il monitoraggio delle spese e l’ottimizzare dei costi
• Coordinarsi con il team organizzativo del Global Exchange Program al fine di allinearsi nella gestione operativa degli aspetti logistici (voli, mezzi di trasporto locali o noleggio auto, prenotazione hotel, ristoranti ecc…) per i colleghi delle varie sedi Vibram nel mondo che partecipano al Global Exchange Program
• Suggerire processi di miglioramento, individuare nuovi fornitori e iniziative cost-saving in tema di viaggi e hospitality, garantendo un servizio efficiente in tutte le locations dove Vibram è presente
• Assicurarsi che le attività relative a viaggi e hospitality siano allineate con i valori aziendali e con gli obiettivi di sostenibilità
• Coordinare l’accoglienza degli ospiti presso le Guesthouse interne
• Supportare la gestione della manutenzione dei veicoli aziendali in pool (prenotazione auto, gestione cambio gomme, assicurazione, controllo periodico interventi di manutenzione, revisione veicoli…)

Organizzazione degli aspetti logistici di eventi corporate aziendali

• Partecipare, insieme alle funzioni di riferimento, alla progettazione degli eventi interni (quali, ad esempio, i global sales meetings, i global marketing meetings ecc…), così da definire tutti i dettagli e il budget necessario per l’organizzazione
• Scouting, proposte e successiva definizione della location, in accordo con le funzioni aziendali coinvolte, sulla base delle direttive, del budget e degli obiettivi discussi in fase di preliminare di progettazione
• Scouting, proposte scelta dei fornitori (catering, audio-video, allestimenti, aspetti tecnici ecc…), negoziando i contratti col supporto della funzione Purchasing, sempre in linea con il budget stabilito
• Gestire i trasporti per i colleghi (italiani e stranieri) coordinando i mezzi e gli orari
• Supervisionare il catering, gli allestimenti, gli aspetti tecnici (audio-video, illuminazione ecc…) assicurandosi che tutto funzioni in coerenza con le esigenze dell’evento

Offer

· Inserimento diretto in azienda

· Un ambiente giovane, stimolante, collaborativo

· La storicità e l’ heritage di un brand universalmente riconosciuto

Requisiti:

Skills

• Preferibile diploma in discipline del Turismo/Hospitality, Economiche o Umanistiche
• Conoscenza fluente della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua straniera
• Ottimo utilizzo degli applicativi Office e dimestichezza nella ricerca di siti e tools per la prenotazione di voli, hotel
• Esperienza pregressa di circa 3-5 anni maturata come travel specialist interno, o corporate travel planner o hospitality coordinator
• Preferibile l’aver maturato almeno un’esperienza professionale all’estero
• Attitudine al problem solving
• Ottime doti di negoziazione
• Ottima predisposizione ai rapporti interpersonali
• Autonomia, prontezza e flessibilità
• Capacità di gestire improvvisi cambiamenti di programma
• Doti di stress management
• Conoscenza degli standard e dei regolamenti relativi all’hospitality nelle locations dove Vibram è presente

Altre informazioni:

CCNL applicato: Gomma Plastica Industria.

Ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91 l’annuncio è rivolto a entrambi i sessi e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.

Benefit: Copertura sanitaria integrativa, Programmi di sconto per i dipendenti, Mensa aziendale, Distributori automatici