Property & Services Officer

Possibilità di lavorare da remoto un giorno a settimana, dopo un periodo di formazione

Capacità di utilizzare strumenti digitali (Excel, database) e competenze amministrative, tra cui la gestione scadenziari, archiviazione e aggiornamento documentazione.

La figura di Property & Services Officer entra a far parte dell’Ufficio Servizi Generali della sede di Milano, un team che assicura la piena funzionalità degli spazi e dei servizi organizzativi, garantendo ambienti di lavoro sicuri, efficienti e conformi alla normativa.

Con un ruolo amministrativo, il/la Property & Services Officer gestisce i processi documentali e contabili dell’area, dalla cura degli adempimenti amministrativi legati alle strutture alla gestione del ciclo RDA (richieste di acquisto) nel gestionale, fino al monitoraggio dei flussi di cassa della carta assegnata all’ufficio.

A riporto diretto del/della Support Services Coordinator, supporta inoltre le attività operative e di coordinamento quotidiano dei servizi alle persone e della manutenzione, contribuendo alla gestione dei fornitori, alla pianificazione delle scadenze e alla produzione di analisi e reportistica a beneficio del team e dell’Organizzazione.

Il ruolo prevede anche un coinvolgimento nella supervisione della mobilità e della telefonia aziendale, nella gestione della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, nonché nel supporto ai processi assicurativi e nella verifica preliminare di costi e fatture, garantendo ordine, accuratezza e compliance amministrativa in tutte le attività assegnate.

Principali compiti e responsabilità

• gestire il ciclo completo di RDA/ODA all’interno del gestionale dell’organizzazione;
• aggiornare e monitorare scadenziari, documentazione amministrativa, pratiche locative, utenze e tributi relativi a tutte le strutture;
• supervisionare l’esecuzione dei cronoprogrammi dei servizi (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia), verificando il rispetto delle tempistiche e segnalando eventuali criticità al/alla coordinatore/trice;
• analizzare preventivi di forniture e piccoli interventi, supportando il processo di selezione dei fornitori;
• gestire le attività operative e amministrative relative alla telefonia mobile e fissa (attivazioni, cessazioni, database), nonché alla mobilità aziendale (parco auto, noleggi, Telepass);
• monitorare i fornitori dell’area Property & Services, garantendo continuità operativa, qualità del servizio e aggiornamento della documentazione contrattuale;
• gestire l’ospitalità della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, incluse prenotazioni, dotazioni, accoglienza e coordinamento dei servizi necessari;
• supportare la gestione delle polizze assicurative Italia (auto, immobili, volontari, trasporti), inclusa la raccolta documentale e la comunicazione con le strutture interne;
• aggiornare file di monitoraggio e supportare verifiche preliminari su fatture e costi ricorrenti dell’area Property & Services;
• elaborare semplici analisi operative, reportistica e proposte di miglioramento da condividere con il/la responsabile del team;
• gestire la rendicontazione e il cash flow della carta in dotazione all'ufficio.

Requisiti e competenze richieste

• capacità di utilizzare strumenti digitali (Excel, database);
• competenze amministrative: gestione scadenziari, archiviazione e aggiornamento documentazione;
• conoscenza operativa dei servizi di sede (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia);
• esperienza nel ruolo di almeno un anno considerata preferenziale;
• ottime capacità organizzative quali precisione e problem solving, buone capacità relazionali e orientamento al servizio.