Executive Assistant

Descrizione Posizione Ruolo

Executive Assistant to the General Management

L’Executive & Strategic Assistant supporta il Direttore Generale nella gestione operativa e strategica delle attività quotidiane, operando in un contesto multi-azienda.

L’obiettivo della funzione è supportare il dirigente nel rendere più produttiva ed efficace la propria azione, favorendo la delega di attività operative, di coordinamento o comunque delegabili all’assistente. In questo modo, il dirigente può concentrare maggiormente le proprie energie sul miglioramento delle performance e sullo sviluppo strategico del Business.

Il ruolo va oltre la segreteria tradizionale: è una funzione di coordinamento e supporto decisionale, con forte esposizione a tematiche trasversali (operations, commerciale, marketing, IT).

• Gestione proattiva e ottimizzazione dell’agenda del Management assegnato;
• Filtro telefonico e comunicazioni e-mail;
• Preparazione dell’ agenda giornaliera/settimanale con focus sulle priorità;
• Organizzazione e preparazione riunioni (materiali, briefing, protocolli);
• Gestione follow-up e monitoraggio delle attività / verbali / protocolli;
• Reminder sistematico di scadenze e priorità;
• Redazione documenti, report e presentazioni, traduzioni etc.;
• Pianificazione e organizzazione viaggi di lavoro (prenotazioni, gestioni documentali e rendicontazione, incl. gestione rimborsi spese);
• Supporto operativo trasversale per la gestione di interfacce organizzative interfunzionali (marketing, comunicazione interna / esterna, commerciale, IT);
• Comunicazione operativa con clienti / supporto alle relazioni esterne;
• Organizzazione e supporto ai colloqui di feedback con collaboratori;
• Attività di PR Direzionali (relazioni, ricorrenze, eventi);
• Ricerche e analisi di mercato, elaborazione dati interni e reporting;
• Supporto nella gestione di eventuali agenzie e professionisti esterni;
• Supporto nelle attività private e amministrative personali.

• Ruolo di assistenza operativa ma con capacità di riflessione strategica;
• Interazione con più società del gruppo;
• Forte componente di coordinamento ed execution;
• Supporto diretto ai processi decisionali del management.

• Eccellente organizzazione e gestione delle priorità;
• Capacità di project management e follow-up;
• Ottima padronanza degli strumenti digitali (Office, calendari, tool collaborativi);
• Capacità di sintesi e preparazione di documenti/presentazioni;
• Proattività e capacità di anticipazione;
• Precisione e affidabilità;
• Ottime capacità comunicative;
• Discrezione e riservatezza;
• Flessibilità operativa;
• Esperienza come Executive Assistant o ruolo analogo;
• Preferibile esperienza in contesti strutturati o multi-azienda.

• Italiano: fluente
• Tedesco: buono/fluente
• Inglese: buono/fluente

• Inserimento in un ambiente dinamico, strutturato dove poter esprimere il proprio potenziale;
• Opportunità concrete di crescita e sviluppo professionale;
• Un impiego stabile all'interno un gruppo solido in espansione che conserva il calore di una realtà familiare
• Accesso a benefit e sconti dedicati e welfare aziendale.