Assistente ufficio acquisti

HERE WE ARE! Con oltre 50 anni di esperienza, Nayak Group è il principale fornitore indipendente di servizi MRO in Europa, operando in più di 60 scali in 17 paesi e servendo oltre 240 compagnie aeree. Il nostro team internazionale di oltre 1.200 professionisti lavora 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per garantire operazioni sicure, puntuali e flessibili su più di 70 tipi di aeromobili. In Nayak, uniamo competenza tecnica, rapidità operativa e spirito di squadra per offrire soluzioni affidabili ai nostri clienti e costruire insieme il futuro dell’aviazione. Se cerchi un ambiente dinamico, internazionale e orientato alla crescita, Nayak è il posto giusto per valorizzare la tua carriera!

HERE WE ARE! With over 50 years of experience, the Nayak Group is Europe’s leading independent provider of MRO services, operating at more than 60 airports in 17 countries and serving over 240 airlines. Our international team of over 1,200 professionals works 24 hours a day, 7 days a week, to ensure safe, on-time, and flexible operations across more than 70 aircraft types. At Nayak, we combine technical expertise, operational agility, and team spirit to deliver reliable solutions to our customers and build the future of aviation together. If you’re looking for a dynamic, international, and growth-oriented environment, Nayak is the right place to advance your career!

Posizione:

Job title : Assistente Ufficio Acquisti

Sede : Lonate Pozzolo

Riporta a : Procurement Manager

Job title : Procurement Assistant

Location : Lonate Pozzolo

Reports to : Procurement Manager

L’Impiegato/a Procurement è responsabile per la gestione degli approvvigionamenti, della logistica interna e delle attività amministrative connesse, assicurando il corretto funzionamento dei processi aziendali, il rispetto delle scadenze operative e contrattuali e la piena conformità alle procedure interne. La risorsa si interfaccia con i diversi reparti aziendali per garantire un flusso efficiente delle forniture, il monitoraggio della flotta aziendale e la gestione delle locazioni e dei contratti, supportando al contempo le attività di amministrazione e controllo documentale.

The Purchasing & Logistics Support Clerk is responsible for managing procurement, internal logistics, and related administrative tasks, ensuring the smooth operation of business processes, adherence to operational and contractual deadlines, and full compliance with internal procedures. The employee collaborates with various company departments to ensure an efficient flow of supplies, monitor the company fleet, and manage leases and contracts, while also supporting administrative and document control activities.

Principali responsabilità

• Supervisionare la gestione della flotta auto aziendale, monitorando le scadenze mensili (revisioni, tagliandi, bolli, assicurazioni), rilevando i chilometraggi tramite il software dedicato e fornendo supporto operativo per il trasferimento dei veicoli in officina, se necessario.
• Gestire le scadenze dei contratti di locazione degli appartamenti aziendali, dei contratti di subconcessione dei locali aeroportuali e dei pass aeroportuali dei veicoli.
• Fornire supporto amministrativo nella predisposizione e nel pagamento dei canoni di locazione, comunicare ai fornitori l’avvenuto pagamento e verificare il riaccredito dei depositi cauzionali al termine dei contratti.
• Archiviare digitalmente ordini, contratti e documentazione correlata, garantendo un corretto aggiornamento dei sistemi e la tracciabilità delle informazioni.
• Supportare la gestione di multe, sinistri e polizze assicurative, incluse le attività di rinnovo e approvazione.
• Controllare la corrispondenza tra le fatture ricevute e gli ordini di acquisto emessi.
• Gestire gli ordini di acquisto di tutto il materiale necessario, inclusi quelli di natura aeronautica, tramite il programma dedicato (AMOS), dal ricevimento della richiesta alla fase di approvazione e monitoraggio fino alla consegna.

Main Responsibilities

• Oversee the management of the company’s vehicle fleet, monitoring monthly deadlines (inspections, maintenance, vehicle registration, insurance), tracking mileage using dedicated software, and providing operational support for taking vehicles to the repair shop, if necessary.
• Manage the expiration dates of company apartment leases, sublease agreements for airport premises, and airport vehicle passes.
• Provide administrative support in preparing and paying rent, notify suppliers of payment, and verify the refund of security deposits upon contract expiration.
• Digitally archive orders, contracts, and related documentation, ensuring that systems are properly updated and information is traceable.
• Support the management of traffic tickets, insurance claims, and insurance policies, including renewal and approval processes.
• Verify that received invoices match the purchase orders issued.
• Manage purchase orders for all necessary materials, including aviation-related items, using the dedicated software (AMOS), from receipt of the request through the approval and monitoring phases until delivery.

Requisiti:

Requisiti

• Diploma di scuola superiore o laurea breve.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
• Buona conoscenza della lingua inglese (la conoscenza del francese costituisce un plus).
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
• Precisione, problem solving e attitudine a lavorare in contesti altamente dinamici.

Requirements

• High school diploma or associate’s degree.
• Proficiency with Microsoft Office.
• Good command of English (knowledge of French is a plus).
• Excellent organizational and prioritization skills.
• Attention to detail, problem-solving skills, and the ability to work in highly dynamic environments.

Altre informazioni:

Verrà data priorità a candidati/e appartenenti alle categorie protette.

Priority will be given to candidates belonging to protected categories.

Cosa offriamo

• La fascia salariale prevista per questo ruolo è compresa tra €30.000 e €35.000 lordi all’anno, in base all’anzianità e al livello di competenza.
• Inserimento in un contesto internazionale, dinamico e stimolante.
• Opportunità di crescita professionale e sviluppo di competenze in logistica, acquisti e gestione amministrativa.
• Ambiente collaborativo che valorizza precisione, proattività e autonomia.
• Possibilità di smart working.

What We Offer

• Compensation will be commensurate with experience and level of expertise, with an indicative gross annual salary between €30,000 and €35,000.
• A position in an international, dynamic, and stimulating work environment.
• Opportunities for professional growth and skill development in logistics, procurement, and administrative management.
• A collaborative environment that values precision, proactivity, and autonomy.
• The option to work remotely.