Facilities Coordinator

Cerchiamo una persona organizzata, pratica e affidabile che si occupi della gestione quotidiana degli uffici, degli showroom e degli immobili aziendali, garantendo il corretto funzionamento degli spazi di lavoro e supportando le diverse funzioni aziendali nelle attività operative.

La figura sarà il punto di riferimento per tutte le esigenze legate agli immobili, ai fornitori, ai servizi generali e al benessere degli ambienti di lavoro.

PRINCIPALI RESPONSABILITÀ

Gestione immobili e infrastrutture

• Gestire il patrimonio immobiliare aziendale (uffici, showroom, magazzini e altre sedi operative).
• Assicurare il corretto funzionamento di impianti elettrici, idraulici, di climatizzazione, sicurezza e antincendio.
• Pianificare e supervisionare interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
• Coordinare tecnici, manutentori e fornitori esterni.
• Monitorare lo stato degli immobili e segnalare eventuali necessità di intervento.
• Gestire eventuali lavori di ripristino, miglioramento e adeguamento degli spazi.

Rapporti con condomini e proprietà

• Essere il referente aziendale per i condomini in cui sono presenti uffici e showroom.
• Partecipare alle assemblee condominiali e mantenere i rapporti con amministratori e proprietà.
• Gestire segnalazioni, richieste e problematiche relative agli stabili.
• Coordinare attività condivise con portinai, custodi e personale degli edifici.

Gestione utenze e assicurazioni

• Monitorare consumi e forniture di energia elettrica, acqua e altre utilities.
• Verificare e gestire il pagamento delle utenze.
• Mantenere aggiornati i contratti di fornitura.
• Gestire e monitorare le coperture assicurative degli immobili e delle attività aziendali.
• Interfacciarsi con broker e compagnie assicurative per rinnovi, pratiche e sinistri.

Servizi generali e office management

• Garantire il corretto funzionamento degli uffici e degli showroom.
• Coordinare le imprese di pulizia e verificarne la qualità del servizio.
• Assicurare elevati standard di ordine, pulizia e presentazione degli spazi.
• Gestire i rapporti con giardinieri, manutentori e altri fornitori di servizi.
• Supervisionare la cura delle aree verdi e delle piante presenti negli uffici.
• Provvedere all'annaffiatura delle piante quando necessario.

Acquisti e approvvigionamenti

• Gestire gli acquisti necessari al funzionamento degli uffici.
• Acquistare prodotti per la pulizia e materiali di consumo.
• Acquistare cartoleria e forniture per i diversi dipartimenti aziendali.
• Gestire le scorte e monitorare i fabbisogni delle varie squadre.
• Provvedere all'acquisto di alimenti e beni di prima necessità per uffici e showroom.
• Ricercare fornitori e richiedere preventivi quando necessario.

Gestione attrezzature e postazioni di lavoro

• Monitorare il corretto funzionamento delle stampanti e delle attrezzature d'ufficio.
• Coordinare interventi di assistenza tecnica e manutenzione.
• Verificare la qualità dei servizi forniti dai partner tecnici.
• Supportare l'allestimento e la preparazione degli spazi di lavoro.

Supporto alle attività commerciali

• Collaborare con il team commerciale durante campagne vendita, eventi e iniziative promozionali.
• Acquistare, reperire e organizzare materiali necessari alle campagne vendita.
• Coordinare catering, fornitori e consegne legate agli eventi commerciali.
• Supportare la preparazione degli showroom e degli spazi dedicati ai clienti.

Sicurezza e compliance

• Garantire il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza sul lavoro.
• Collaborare con consulenti e figure aziendali responsabili della sicurezza.
• Gestire la documentazione obbligatoria relativa agli immobili e agli impianti.
• Supportare l'organizzazione delle attività di emergenza e dei piani di evacuazione.

Requisiti

• Esperienza pregressa di almeno 3 anni in ruoli analoghi.
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
• Esperienza nella gestione di fornitori e servizi generali.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
• Capacità di lavorare in autonomia e di risolvere problematiche operative.
• Disponibilità a spostamenti occasionali presso le diverse sedi aziendali.
• Patente B.

Soft Skills

• Forte senso pratico.
• Attenzione ai dettagli.
• Affidabilità e precisione.
• Capacità di problem solving.
• Ottime doti relazionali.
• Proattività.
• Flessibilità.
• Orientamento al servizio.