Deputy Head of Facility

B&B HOTELS Italia, divisione italiana del Gruppo Internazionale B&B HOTELS ricerca una nuova risorsa da inserire all'interno del Team Asset Management & Procurement come:

Deputy Head of Facility

Il Deputy Head of Facility supporta l'Head of Facility Management nella guida e nella gestione di tutte le attività di Facility Management (FM) della catena, garantendo la continuità operativa del dipartimento e la corretta esecuzione degli standard di manutenzione su scala nazionale e internazionale. Coordina e sviluppa il team dei Facility Specialists, ne presidia la crescita professionale e contribuisce alla pianificazione della successione, rappresentando l'Head of Facility nei confronti degli Hotel Manager e degli stakeholder interni quando necessario.

Principali attività:

• Supporta l'Head of Facility nella guida del dipartimento FM, assumendone la piena operatività in sua assenza;
• Coordina, pianifica e supervisiona le attività quotidiane dei Facility Specialists, assegnando le priorità di intervento e monitorando la qualità e la tempestività del lavoro prodotto;
• Supervisiona e monitora gli standard di manutenzione della catena attraverso l'analisi quotidiana delle recensioni ospiti, l'esecuzione di visite periodiche e audit interni presso le strutture;
• Implementa piani di azione correttivi, ne verifica l'avanzamento e coinvolge gli altri dipartimenti nelle tempistiche di risoluzione;
• Gestisce e supervisiona la programmazione delle manutenzioni ordinarie e straordinarie tramite il portale CAFM (es. Mainsim) e gli altri strumenti di controllo; coordina i work order e il trouble ticketing, garantisce l'aggiornamento degli strumenti digitali FM e ne assicura il corretto utilizzo da parte del team;
• Gestisce il processo di raccolta e comparazione dei preventivi con i fornitori FM, valida le scelte insieme all'Head of Facility e monitora le performance dei fornitori rispetto agli SLA contrattuali;
• Supporta l'Head of Facility nei processi di tendering e nell'inserimento di nuovi fornitori, coordinando i sopralluoghi tecnici;
• Supervisiona la corretta gestione degli ordini verso Procurement e dei livelli di stock nei magazzini delle strutture;
• Garantisce la tenuta documentale dei rapportini di intervento, lo scadenziario degli adempimenti obbligatori degli immobili e il rispetto della compliance normativa (D.Lgs. 81/08, antincendio, permessi e certificazioni);
• Contribuisce alla costruzione e al monitoraggio del budget FM di dipartimento, analizzando gli scostamenti e proponendo azioni correttive; identifica aree di rischio operativo FM e segnala all'Head of Facility le situazioni che richiedono intervento o escalation;
• Produce reportistica strutturata (KPI, avanzamento piani, forecast) per il proprio manager e la direzione;
• Coordina la risposta operativa a situazioni di emergenza e crisi sulle strutture, attivando le risorse interne ed esterne necessarie per minimizzare l'impatto sul business e sull'esperienza ospite, e mantenendo l'Head of Facility costantemente informato sull'evoluzione della situazione;
• Promuove l'adozione di soluzioni innovative — digitali, tecnologiche e di processo — per migliorare l'efficienza operativa; contribuisce all'integrazione dei principi di sostenibilità nella gestione FM (energia, acqua, emissioni, rifiuti); partecipa alla stesura e all'aggiornamento delle procedure aziendali, dei Manuali Training e della documentazione di dipartimento;
• Fornisce coaching, supporto e feedback continuo ai Facility Specialists per lo sviluppo delle loro competenze tecniche e gestionali;
• Partecipa al processo di selezione delle nuove risorse del team e forma le figure junior e gli eventuali stagisti del dipartimento;
• È disponibile a trasferte frequenti in Italia e all’estero.

Requisiti specifici:

• Laurea triennale o magistrale in Ingegneria (civile, meccanica, impiantistica o gestionale) o Architettura; una qualifica in Facility Management è considerata un plus;
• Almeno 4-6 anni di esperienza in ambito FM, di cui almeno 2 in un ruolo di coordinamento o team leadership in organizzazioni multi-sito;
• L'esperienza nel settore dell'hotellerie, retail e/o hospitality, sarà considerata un plus.
• Ottima conoscenza dell’utilizzo del pacchetto Microsoft Office e dei tools digitali e informatici;
• Ottima conoscenza della lingua inglese. La conoscenza di una seconda lingua sarà considerata un plus;
• Buona conoscenza dei servizi FM hard (manutenzione tecnica, impianti elettrici e meccanici, HVAC, antincendio, BMS) e soft (pulizie, pest control, waste management) e della relativa normativa, incluso il D.Lgs. 81/08;
• Buona padronanza degli strumenti CAFM (es. Mainsim) e dei sistemi di work order management, trouble ticketing e reporting digitale; capacità di formare e supportare il team nell'utilizzo corretto degli strumenti FM;
• Competenza in budget management, analisi dei costi FM e business risk management; capacità di leggere e produrre reportistica strutturata basata su KPI;
• Conoscenza di base di project management: capacità di pianificare e seguire interventi di manutenzione straordinaria e progetti FM in collaborazione con l'Head of Facility;
• Capacità di collaborare trasversalmente con team e stakeholder interni a diversi livelli dell'organizzazione, con approccio orientato al risultato comune.
• Capacità di prendere l’iniziativa e attivarsi proattivamente per trasformare ogni sfida in opportunità;
• Problem solving e spirito imprenditoriale;
• Capacità di adattarsi al contesto e alle diverse situazioni per raggiungere gli esiti attesi;
• Capacità di collaborare con il team per il raggiungimento di obiettivi comuni;
• Capacità di comunicare in modo chiaro, puntuale ed efficace, modulando il proprio stile a seconda dell'interlocutore — dal Facility Specialist all'Hotel Manager fino alla direzione.
• Capacità di pianificazione e organizzazione del lavoro;
• Capacità di coaching e mentoring: abilità nel supportare la crescita professionale delle risorse, fornire feedback costruttivi e contribuire alla pianificazione della successione del team in collaborazione con l'Head of Facility.
• È disponibile a trasferte frequenti in Italia e all’estero.

Tutti i CV devono essere inviati comprensivi di autorizzazione al trattamento dei dati personali in conformità al Regolamento UE n. 2016/679 - GDPR e saranno utilizzati esclusivamente per la selezione in corso. L'offerta di lavoro si intende riferita ad entrambi i sessi secondo il disposto delle leggi 903/77 e 125/91.