Executive e board assistant | categoria protetta l.68/99

Realtà italiana indipendente specializzata in design, innovazione e trasformazione organizzativa. Supporta aziende e organizzazioni complesse nella progettazione di servizi digitali, processi e modelli di business, integrando competenze strategiche, comunicazione e soluzioni AI per generare valore concreto nel tempo. Ricerca un/a People e Board Assistant | Categoria Protetta L.68/99. La risorsa verrà inserita nel team office support ed avrà le seguenti responsabilità: Gestire agenda, appuntamenti, priorità e follow-up del CEO e dei membri del Board. Organizzare meeting interni ed esterni, riunioni istituzionali, incontri con stakeholder, partner, consulenti, clienti o investitori. Preparare materiali, documentazione, briefing e informazioni utili a supporto degli incontri executive. Presidiare scadenze, promemoria, task aperti e azioni successive alle riunioni del CEO e del Board. Gestire comunicazioni operative e organizzative per conto del CEO e del Board, assicurando tono, precisione, riservatezza e tempestività. Supportare la gestione di priorità trasversali, facilitando il coordinamento tra CEO, Board, leadership team e funzioni interne. Supportare l’organizzazione delle riunioni del Board, dei comitati e degli incontri di governance. Coordinare calendari, convocazioni, sale, collegamenti da remoto, materiali preparatori e documentazione post-meeting. Curare la raccolta, l’organizzazione e la distribuzione controllata di documenti, presentazioni, verbali, report e materiali riservati. Monitorare action point, decisioni e follow-up emersi dalle riunioni del Board, assicurando tracciabilità e avanzamento. Collaborare con consulenti esterni, advisor, legali, amministrazione e funzioni interne per la preparazione dei materiali necessari. Garantire massima riservatezza nella gestione di informazioni sensibili, strategiche, economiche, organizzative o societarie. Contribuire al coordinamento operativo di attività che coinvolgono più funzioni aziendali. Collaborare e contribuire alle attività di Segreteria Operativa People in quanto a travel management, cura degli spazi, accoglienza e supporto negli eventi aziendali e nella loro organizzazione. Supportare progetti speciali promossi da CEO, Board o leadership team. Facilitare la circolazione delle informazioni tra le funzioni, evitando dispersioni, sovrapposizioni o ritardi. Raccogliere fabbisogni organizzativi e operativi, indirizzandoli verso le funzioni competenti. Collaborare con People, Procurement, Finance, IT e Office Management per assicurare continuità e qualità nell’esecuzione delle attività. Organizzare trasferte, viaggi, pernottamenti, spostamenti e accoglienza per CEO, Board, ospiti executive e stakeholder rilevanti. Coordinare meeting esterni, pranzi, cene, eventi istituzionali e momenti di rappresentanza. Garantire un’esperienza di accoglienza curata, coerente con il posizionamento aziendale e adeguata al livello degli interlocutori. Gestire eventuali esigenze personali-professionali collegate all’operatività del CEO e del Board, nel rispetto dei confini del ruolo e delle policy aziendali. Preparare agende, ordini del giorno, minute operative, sintesi e follow-up meeting. Raccogliere input dai partecipanti, consolidare materiali e assicurare che i documenti siano pronti nei tempi previsti. Tenere traccia delle decisioni prese, delle responsabilità assegnate e delle scadenze concordate. Supportare la predisposizione di presentazioni, report, note informative e documenti di sintesi. Contribuire all’organizzazione di eventi aziendali, istituzionali o di rappresentanza con particolare attenzione alla partecipazione del CEO e del Board. Coordinarsi con Segreteria People e Procurement per logistica, fornitori, catering, materiali, ospitalità e allestimenti. Presidiare la qualità dell’esperienza degli ospiti e degli stakeholder coinvolti. Il/la candidato/a dovrà avere esperienza in ruoli di office management in contesti dinamici, preferibilmente start up. La conoscenza della lingua inglese a livello B2 e l'appartenenza alle Categorie Protette è un requisito fondamentale. Si offre un contratto diretto con l'azienda partner a tempo indeterminato. Buoni pasto: 7€ Zona di lavoro: Roma Nord. L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D. Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi dell’art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.0000155 del 31/12/2021. La maggior parte dei nuovi assunti nel ruolo rientra in questo intervallo e ha l’opportunità di aumentare la propria retribuzione nel tempo. L’inquadramento iniziale all’interno della fascia salariale si basa tuttavia sulle conoscenze, competenze ed esperienze rilevanti per la posizione. L’azienda è impegnata a supportare i propri collaboratori nel raggiungimento del successo e nella crescita professionale. La retribuzione base è solo una delle componenti del pacchetto di Total Rewards. #J-18808-Ljbffr