Facilities Manager

pulliAssertive /li /ul /brpWe are looking for a bFacilities Manager /b for our Integrated Facility Management business line on our Amazon account dedicated team. /p /brh3Role Purpose /h3 /brpThe Facilities Manager (FM) is responsible for managing all aspects of facilities service as detailed in the scope of works section of the contract and will report to the Senior Facilities Manager or Regional FM. In this capacity, the role holder will be the person responsible for service delivery at specified locations, measured by contractual KPIs or SLAs. The role has functional accountability for an assigned sector of Client Sites, with responsibility for all aspects of client and tenant satisfaction. The FM works directly with the local client to ensure thorough understanding of their objectives and the implementation of acceptable property-specific operating strategies that achieve required standards. Once developed, the FM oversees the implementation of all approved initiatives and programs by managing and coordinating the efforts of the FM team (including direct reports, service providers, contractors, and building employees) to achieve goals. The FM represents Jones Lang LaSalle in the local and regional business and real estate community to promote Jones Lang LaSalle's reputation and capabilities to prospective tenants and clients. /p /brh3What This Job Involves /h3 /brul /brliCommunication with Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.) /li /brliPreparation and distribution of Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) information to client's satisfaction /li /brliProcurement of goods and services for client's buildings utilizing Jones Lang LaSalle sourcing teams /li /brliHold regular meetings with Landlord, ensuring that terms of lease are being provided to client (e.g. external maintenance, central plant management) /li /brliSpace evaluation and planning, updating of floor plans using client's architect partners /li /brliResponsibility for meeting KPIs and SLAs defined within the contract /li /brliProject Management during built-out phases, liaising with architects/landlords, organizing work schedules /li /brliCoach and guide all project teams (sub-contractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles /li /brliSite Inspections (with other members of Facility Team): daily cleaning, heating, ventilation, air conditioning, landscaping (when present) /li /brliEnsure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing and ensuring the correction of under-performance issues /li /brliEstablish and operate the information systems necessary for effective scheduling and recording of contract work /li /brliProcessing and controlling of invoices and work orders, opening and monitoring budgets in the financial system (Oracle), preparing and updating forecasts /li /brliOversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating/fire extinguishing system, electrical installations etc.) /li /brliNegotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors in alignment with the procurement team /li /brliPlanning and budgeting of internal fit out works and technical installations /li /brliPurchasing of furniture, organization of internal departmental office/space moves /li /brliManage a team of receptionists and an Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, including allocating resource, delegating workload, ensuring adherence to best practices (roles not present on every site) /li /brliGeneral administration of department (holidays, training, performance reviews etc.) /li /brliGuarantee safety standards in compliance with EHS policies and strategies by monitoring the following activities: /brul /brliManagement of assets, systems and procedures according to local legislation (TU 81/08) in collaboration with the FMs, RSPP JLL and the reference account for all sites in the assigned country /li /brliPreparation and updating in agreement with the EHS manager of the safety documentation for the services provided both ordinary and extra works (DUVRI) and evacuation plan /li /brliCoordinate the recruitment campaign and training for the first aid and firefighting teams /li /brliCoordinate site evacuation drills /li /br /ul /br /li /brliPoint of Contact for security/alarm responding /li /brliDeputise/provide cover for Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator when appropriate /li /brliAll additional duties commensurate to the level of the role /li /br /ul /brh3Sounds like you? To apply you need to have: /h3 /brul /brliIdeally 6+ years of experience in Facilities Management role within a large commercial organization /li /brliExperience of owning facilities contracts and supplier/contractor management /li /brliExperience with EU Facility legislation and governing bodies /li /brliQuality Assurance knowledge and experience desirable /li /brliFluency in local language and English essential /li /brliCustomer focused /li /brliAssertive /li /brliPossess cultural awareness and sensitivity /li /brliDecision making/complex problem solving: /brul /brliProactively gathers information from appropriate sources /li /brliProbes/considers all of the facts /li /brliConsiders other perspectives /li /brliRefers to long term plans and goals, draws sound inferences /li /brliPrioritizes key factors /li /brliActs decisively, promptly and confidently /li /brliAble to operate with limited guidance /li /br /ul /br /li /brliExcellent verbal and written communication /li /brliStrong communication skills, leadership, teamwork, analysis, judgment and customer focus /li /brliPlanning and organizing: /brul /brliAble to evaluate priorities and re-juggle as appropriate /li /brliAble to resolve conflict and communicate intentions clearly /li /brliDeliver on time and with high quality results /li /brliA self-starter who possesses intellectual curiosity /li /brliA proven team player at ease with sleeves rolled up approach /li /br /ul /br /li /brliSpreadsheets and word processing /li /brliHigh level of IT literacy /li /br /ul /brpStiamo cercando una figura di bFacilities Manager /b per la nostra linea di business Integrated Facility Management nel team dedicato all'account Amazon. /p /brh3Scopo del Ruolo /h3 /brpLa figura di Facilities Manager (FM) è responsabile della gestione di tutti gli aspetti del servizio facility come dettagliato nella sezione dedicata all'ambito dei lavori del contratto e riporterà al Senior Facilities Manager o al Regional FM. In questa veste, la persona sarà responsabile dell'erogazione del servizio nelle location specificate, misurato attraverso KPI contrattuali o SLA. Il ruolo ha responsabilità funzionale per un settore assegnato dei Client Sites ed è responsabile di tutti gli aspetti relativi alla soddisfazione di clienti e tenant. La figura di FM lavora direttamente con il cliente locale per garantire una comprensione approfondita dei loro obiettivi e l'implementazione di strategie operative specifiche per ciascuna proprietà che raggiungano gli standard richiesti. Una volta sviluppate, il FM supervisiona l'implementazione di tutte le iniziative e i programmi approvati, gestendo e coordinando gli sforzi del team FM (inclusi collaboratori diretti, fornitori di servizi, appaltatori e dipendenti del building) per raggiungere gli obiettivi. Il FM rappresenta Jones Lang LaSalle nella comunità aziendale e immobiliare locale e regionale per promuovere la reputazione e le capacità di Jones Lang LaSalle presso potenziali tenant e clienti. /p /brh3Cosa comporta questo lavoro /h3 /brul /brliComunicazione con il Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT ecc.) /li /brliPreparazione e distribuzione delle informazioni relative alle Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) secondo le aspettative del cliente /li /brliApprovvigionamento di beni e servizi per gli edifici del cliente utilizzando i team di sourcing di Jones Lang LaSalle /li /brliTenere riunioni regolari con il Landlord, assicurando che i termini del contratto di locazione siano rispettati per il cliente (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali) /li /brliValutazione e pianificazione degli spazi, aggiornamento delle planimetrie utilizzando i partner architetti del cliente /li /brliResponsabilità per il raggiungimento dei KPI e degli SLA definiti nel contratto /li /brliProject Management durante le fasi di allestimento, interfacciandosi con architetti/landlord, organizzando le pianificazioni dei lavori /li /brliGuidare e supportare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di commissioning) durante l'intero ciclo di vita del progetto /li /brliIspezioni del sito (con altri membri del Facility Team): pulizia quotidiana, riscaldamento, ventilazione, aria condizionata, paesaggistica (quando presente) /li /brliGarantire che le risorse contrattuali consegnino il lavoro rispettando i target di durata e qualità, affrontando e assicurando la correzione di problemi di sottoperformance /li /brliStabilire e gestire i sistemi informativi necessari per una pianificazione e registrazione efficace dei lavori contrattuali /li /brliElaborazione e controllo di fatture e ordini di lavoro, apertura e monitoraggio dei budget nel sistema finanziario (Oracle), preparazione e aggiornamento delle previsioni /li /brliSupervisionare e seguire tutta la manutenzione tecnica per gli impianti (climatizzazione/riscaldamento/sistema antincendio, impianti elettrici ecc.) /li /brliNegoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori in allineamento con il team procurement /li /brliPianificazione e budgeting di lavori di allestimento interno e installazioni tecniche /li /brliAcquisto di arredi, organizzazione di traslochi interni di uffici/spazi dipartimentali /li /brliGestire un team di receptionist e un Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, inclusa l'allocazione delle risorse, la delega del carico di lavoro, garantendo l'aderenza alle best practice (ruoli non presenti in ogni sede) /li /brliAmministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle performance ecc.) /li /brliGarantire standard di sicurezza in conformità con le politiche e strategie EHS monitorando le seguenti attività: /brul /brliGestione di asset, sistemi e procedure secondo la legislazione locale (TU 81/08) in collaborazione con i FM, RSPP JLL e l'account di riferimento per tutte le sedi nel paese assegnato /li /brliPreparazione e aggiornamento in accordo con il responsabile EHS della documentazione di sicurezza per i servizi forniti sia lavori ordinari che straordinari (DUVRI) e piano di evacuazione /li /brliCoordinare la campagna di reclutamento e formazione per i team di primo soccorso e antincendio /li /brliCoordinare le esercitazioni di evacuazione del sito /li /br /ul /br /li /brliPunto di Contatto per risposta a sicurezza/allarmi /li /brliSostituire/fornire copertura per Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator quando appropriato /li /brliTutti i compiti aggiuntivi commisurati al livello del ruolo /li /br /ul /brh3Ti riconosci in questo profilo? Per candidarti devi avere: /h3 /brul /brliIdealmente 6+ anni di esperienza nel ruolo di Facilities Management all'interno di una grande organizzazione commerciale /li /brliEsperienza nella gestione di contratti facility e nella gestione di fornitori/appaltatori /li /brliEsperienza con la legislazione UE sulle Facility e gli enti di governo /li /brliConoscenza ed esperienza di Quality Assurance desiderabili /li /brliConoscenza fluente della lingua locale e dell'inglese essenziale /li /brliOrientamento al cliente /li /brliAssertività /li /brliPossedere consapevolezza culturale e sensibilità /li /brliDecision making/risoluzione di problemi complessi: /brul /brliRaccoglie proattivamente informazioni da fonti appropriate /li /brliEsamina/considera tutti i fatti /li /brliConsidera altre prospettive /li /brliSi riferisce a piani e obiettivi a lungo termine, trae inferenze solide /li /brliStabilisce priorità tra i fattori chiave /li /brliAgisce con decisione, prontezza e fiducia /li /brliCapacità di operare con guida limitata /li /br /ul /br /li /brliEccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta /li /brliForti competenze di comunicazione, leadership, lavoro di squadra, analisi, giudizio e focus sul cliente /li /brliPianificazione e organizzazione: /brul /brliCapacità di valutare le priorità e riorganizzarle come appropriato /li /brliCapacità di risolvere conflitti e comunicare intenzioni chiaramente /li /brliConsegnare puntualmente e con risultati di alta qualità /li /brliPersona proattiva che possiede curiosità intellettuale /li /brliTeam player comprovato a proprio agio con un approccio pratico e operativo /li /br /ul /br /li /brliFogli di calcolo e elaborazione testi /li /brliAlto livello di alfabetizzazione informatica /li /br /ul /brh3Estimated compensation for this position: /h3 /brp40.900 – 51.100 EUR per year /p /brpFinal compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria. /p /p #J-18808-Ljbffr