Risorsa Addetta Ufficio Amministrativo

Profilo

Per un’azienda operante nel settore servizi/terziario con sede a Como, stiamo ricercando una Risorsa Addetta Ufficio Amministrativo da inserire all’interno dell’area amministrativa (registrazione contratti).

La posizione prevede un focus specifico sulla gestione strutturata della documentazione contrattuale e di qualifica, con particolare attenzione al rispetto delle procedure interne e dei requisiti normativi.

La persona selezionata collaborerà in modo continuativo con le diverse funzioni aziendali e con interlocutori esterni, contribuendo al corretto presidio dei flussi documentali e al mantenimento aggiornato dei sistemi documentali.

Si tratta di un ruolo organizzato, con attività prevalentemente d’ufficio e orientato alla precisione, alla tracciabilità dei dati e alla conformità documentale, in un contesto amministrativo strutturato e regolamentato.

Responsabilità

• Gestire la documentazione contrattuale o di qualifica per acquisire, predisporre, monitorare, tracciare, archiviare e distribuire i documenti verso clienti e funzioni interne.
• Curare la gestione e l’aggiornamento dei sistemi documentali interni ed esterni, inclusi portali dedicati a clienti e fornitori secondo le procedure aziendali.
• Collaborare con tutte le funzioni aziendali che producono o utilizzano documenti, supportando la raccolta, la revisione, la distribuzione e il controllo di conformità documentale.
• Verificare la congruenza e validare la documentazione prodotta dalle diverse funzioni aziendali e dai fornitori, assicurando completezza e correttezza formale.
• Raccogliere e predisporre la documentazione relativa all’idoneità professionale e alla regolarità retributiva, contributiva e fiscale richiesta dai clienti.
• Monitorare e aggiornare lo stato della documentazione per l’emissione periodica di report tramite il portale aziendale o da altri sistemi informativi dedicati.
• Archiviare i documenti in forma elettronica e gestire eventuali trasformazioni e digitalizzazioni a partire da fonti cartacee secondo gli standard interni.
• Supportare le attività di audit finalizzate a garantire la conformità ai requisiti normativi e di qualità, fornendo documentazione e riscontri puntuali.
• Monitorare richieste, scadenze documentali e aggiornamenti periodici richiesti da portali clienti o da specifiche indicazioni contrattuali ricevute.
• Comunicare con clienti, fornitori e stakeholder per gestire eventuali azioni correttive e aggiornamenti documentali da implementare nei tempi stabiliti.

Skill e Professionalità

• Capacità di gestione strutturata di documentazione contrattuale complessa con attenzione a tracciabilità, archiviazione e distribuzione interna.
• Buona dimestichezza con sistemi documentali interni ed esterni e utilizzo di portali digitali dedicati a clienti e fornitori.
• Competenza nel controllo di conformità documentale con verifica di congruenza rispetto ai requisiti normativi e alle procedure aziendali.
• Precisione e orientamento al dettaglio nella predisposizione di documentazione su idoneità professionale e regolarità retributiva, contributiva e fiscale.
• Capacità di redigere e aggiornare report periodici o ad hoc utilizzando portali aziendali e strumenti informatici di reporting amministrativo.
• Buona conoscenza degli strumenti informatici da ufficio, in particolare applicativi per gestione documentale e archiviazione elettronica sicura.
• Abilità di comunicazione scritta e orale efficace con clienti, fornitori e funzioni interne in contesti amministrativi strutturati.
• Capacità di lavorare con scadenze, monitorando richieste documentali e rispettando tempi stabiliti da procedure o accordi contrattuali.
• Attitudine al lavoro ordinato e metodico, con attenzione alla qualità dei dati inseriti e archiviati nei sistemi aziendali.
• Disponibilità a supportare attività di audit interne o esterne, garantendo reperibilità e coerenza della documentazione richiesta.

I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l’informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679).

ATTENZIONE: Abbiamo rilevato la presenza in rete di molti annunci falsi; prendi visione dei nostri consigli per riconoscere i tentativi di truffa sulla pagina dedicata al phishing su adecco.it.

Adecco Italia S.p.A. (Aut. Min. Prot. N.1100-SG del 26.11.2004).