Segretaria/Segretario Amministrativa e Contabile - Roma Centro

Per il nostro hotel, situato nel centro di Roma, ricerchiamo una figura amministrativa con comprovata esperienza nella gestione di attività di segreteria, contabilità di base e supporto gestionale.

La risorsa lavorerà a stretto contatto con la Direzione e con i reparti interni, garantendo precisione, organizzazione e rispetto delle scadenze amministrative.

Responsabilità principali

Attività di Segreteria Generale

• Gestione e controllo quotidiano della PEC di tutte le società del gruppo.
• Controllo delle fatture emesse dall’Hotel.
• Invio e gestione pratiche relative alle utenze (volture, attivazioni, aumenti di potenza, cessioni/rimozioni contatori).
• Verifica delle chiusure giornaliere dell’Hotel.
• Controllo entrate tramite bonifici e monitoraggio storni.
• Richiesta e verifica documentazione per pratiche bancarie (Ufficio Dispute – Banca Sella).
• Invio presenze mensili al consulente del lavoro per l’elaborazione delle buste paga.
• Pagamento stipendi, affitti e fornitori.
• Verifica e compilazione dei contratti e documentazione amministrativa.
• Predisposizione file Excel per la riconciliazione pagamenti, monitoraggio insoluti e analisi varie.
• Prenotazione hotel e acquisto biglietti aerei/treno.
• Gestione pagamenti multe.
• Aggiornamento e modifica periodica delle password (email, Booking.com, Expedia, Kross).
• Risoluzione di problematiche gestionali in collaborazione con i reparti interni.
• Gestione, risposta e smistamento della mail aziendale quotidiana.
• Predisposizione pratiche notarili (apertura nuova società, cessione quote, documentazione societaria).
• Contatto con i fornitori per problematiche amministrative o contabili.

Attività di Contabilità

• Inserimento della prima nota e registrazioni amministrative di base.
• Gestione e pagamento F24.
• Controllo correttezza delle buste paga.
• Verifica dei saldi fornitori da liquidare.
• Monitoraggio degli incassi clienti.
• Invio delle fatture estere al commercialista per emissione autofatture.
• Invio estratti conto bancari e carte di credito alla commercialista.
• Invio mensile della prima nota per verifica centri di costo.
• Quadrature periodiche con il commercialista (IVA, ritenute, fornitori, clienti, ecc.).
• Aggiornamento giornaliero o settimanale dei pagamenti effettuati per riconciliazione interna.
• Esperienza pregressa in ruoli amministrativi e di segreteria, preferibilmente in ambito Hospitality o strutture ricettive.
• Ottima capacità organizzativa e precisione.
• Conoscenza dei principali strumenti informatici (Pacchetto Office, Excel avanzato).
• Capacità di gestione delle scadenze e autonomia operativa.
• Buone doti comunicative e attitudine al problem solving.
• Riservatezza, affidabilità e capacità di lavorare in contesti dinamici.
• Contratto commisurato all’esperienza.
• Inserimento in una realtà strutturata, situata in una delle zone più prestigiose di Roma.
• Possibilità di crescita professionale all’interno del gruppo.